Préparer le Voyage de vos Travailleurs Étrangers Temporaires

Recruter des travailleurs étrangers temporaires au Canada nécessite une planification rigoureuse pour s’assurer que toutes les étapes du voyage, de l’accueil et des démarches administratives soient bien coordonnées.

Que vous travailliez avec l’équipe MOBILITÉ de PHOENIX-GMI ou que vous gériez ces aspects en interne, votre rôle reste crucial. Il est impératif que tout se passe sans encombre, même en cas d’imprévus tels qu’un vol annulé. Nous avons compilé une FAQ basée sur des situations réelles et l’expertise de notre équipe MOBILITÉ pour vous guider.

Pourquoi préparer le voyage de mes travailleurs étrangers temporaires minutieusement?

Préparer le voyage de vos travailleurs étrangers temporaires avec attention est une opportunité de garantir une intégration sans accroc dans leur nouvel environnement au Québec ou au Canada. Une planification méticuleuse permet non seulement de faciliter leur arrivée en évitant les complications logistiques et administratives, mais aussi de créer des conditions optimales pour leur bien-être et leur succès dès le premier jour.

1. Facilité de voyage et intégration fluide : En choisissant judicieusement les itinéraires de voyage et en anticipant leurs besoins spécifiques, comme l’assurance santé et l’obtention des documents d’immigration nécessaires, vous vous assurez que vos travailleurs arrivent à destination sans stress ni retards inutiles. Cela leur permet de se concentrer immédiatement sur leur nouveau rôle et leur adaptation à la culture d’entreprise.
2. Soutien à la santé et à la sécurité : En souscrivant des assurances adéquates, telles que l’assurance maladie conforme aux normes canadiennes et l’assurance voyage, vous offrez une tranquillité d’esprit essentielle à vos travailleurs étrangers temporaires, en les protégeant contre les imprévus médicaux ou les urgences pendant leur séjour au Canada.
3. Image de l’employeur renforcée : Une préparation soignée du voyage témoigne de l’engagement de votre entreprise envers le bien-être et le succès de ses travailleurs étrangers. Cela renforce votre réputation en tant qu’employeur attentif et responsable, capable d’assurer une intégration harmonieuse et une expérience positive pour tous les membres de votre équipe.

En investissant dans une planification minutieuse du voyage de vos travailleurs étrangers temporaires, vous pavez la voie vers une collaboration fructueuse et durable, tout en favorisant une ambiance de travail inclusive et accueillante dès leur arrivée.

À quel moment puis-je procéder à l’achat du billet d’avion pour mes travailleurs étrangers temporaires ?

Avant d’acheter le billet d’avion pour venir travailler au Québec, attendez que le département IMMIGRATION finalise toutes les démarches nécessaires. Bien sûr l’EIMT, l’étude d’impact sur le marché du travail, si nécessaire, aura été obtenue auprès du gouvernement du Canada. Si vous êtes au Québec, vous aurez aussi reçu le Certificat d’acceptation du Québec au préalable pour vos travailleurs étrangers.

Vous aurez aussi obtenu le visa, la lettre d’approbation, et éventuellement l’Autorisation de Voyage Électronique (AVE).

Assurez-vous également que votre candidat peut commencer à travailler à la date prévue, en tenant compte d’éventuels préavis à donner à son employeur actuel. La coordination de ces éléments est essentielle pour choisir le bon moment pour acheter le billet d’avion.

Quels sont les éléments à considérer lors de l’achat du billet d’avion pour garantir un voyage sans tracas ?

Lors du choix du trajet, plusieurs facteurs sont à considérer pour éviter les problèmes. Réduisez le nombre d’escales et vérifiez que le temps de connexion dans les aéroports de transfert soit suffisant. Pour de nombreux travailleurs étrangers temporaires, ce sera leur premier voyage longue distance.

Si les escales se font en Europe, évitez les changements d’aéroport dans l’espace Schengen qui peuvent nécessiter un visa Schengen. Évitez également les changements d’aéroport à Paris ou Londres.

Pour les candidats venant d’Amérique latine, les vols avec escale aux États-Unis sont à éviter, car ils requièrent un visa de transit américain. Enfin, un billet à bas prix peut souvent comporter de nombreux transferts et des délais courts entre les vols, rendant le voyage plus difficile.

Quel type d’assurance dois-je souscrire ?

Deux types d’assurances sont indispensables pour vos employés. La première est une assurance santé conforme aux exigences du programme des travailleurs étrangers temporaires, couvrant les trois premiers mois avant que la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) ne prenne le relais. Ne confondez pas cela avec une assurance voyage.

Lors de l’achat du billet d’avion, souscrivez également une assurance voyage complète pour éviter les désagréments tels que la perte de bagages, les accidents ou les problèmes de vol.

Enfin, il est conseillé de prévoir une assurance décès pour la durée du premier permis de travail, afin de faciliter le rapatriement en cas de décès à l’étranger, surtout si la famille de l’employé n’est pas au Canada. Pour plus d’informations sur le service d’assistance, n’hésitez pas à contacter notre équipe MOBILITÉ.

Quels sont les formalités à l’aéroport pour mon employé ?

Vos travailleurs étrangers temporaires entreront officiellement au Canada à leur premier aéroport d’arrivée où ils recevront leur permis de travail après les procédures d’immigration. Si un changement de ville est nécessaire, prévoyez au moins quatre heures entre les vols car l’immigration peut être longue. Si le vol est manqué à cause de l’immigration, la compagnie aérienne prendra en charge le changement de vol.

L’équipe IMMIGRATION de PHOENIX-GMI fournit les documents nécessaires pour les agents d’immigration. Si vous effectué les démarches seul auprès du gouvernement canadien.

Informez-vous de la date d’arrivée et préparez une personne pour l’accueillir à un endroit facile à trouver à l’aéroport. La personne qui accueillent les travailleurs étrangers temporaires peut être l’employeur ou une personne de l’équipe.

Si l’équipe MOBILITÉ s’occupe de vos démarches, des instructions complémentaires sur le voyage et l’accueil seront fournies.

Quelles spécificités concernent le voyage de mon candidat ?

Pour réserver le vol de vos travailleurs étrangers temporaires vers le Canada et le Québec, étant donné qu’il prévoit de rester plusieurs années, il est recommandé de prendre un billet aller simple.

Cependant, si un billet aller-retour est moins cher, choisissez une date de retour au hasard, cela n’aura pas d’importance. Pour faciliter son voyage et son projet d’immigration, vous pouvez proposez à votre employé de prendre deux valises en soute.

Ce geste sera apprécié car il permet de transporter des affaires précieuses. En cabine, une petite valise contenant les documents d’immigration, comme le passeport et son contrat de travail est essentielle.

Quel est le moment idéal pour organiser les formalités administratives à l’arrivée de mon employé ?

Prévoir deux ou trois jours à l’arrivée pour que votre employé puisse s’acclimater et compléter les formalités administratives est idéal. Les démarches prioritaires concernent plusieurs services.

Elles incluent l’obtention du Numéro d’Assurance Sociale (NAS) et l’inscription à la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) afin qu’il puisse bénéficier du système de santé et être pris en charge au plus vite si besoin. Bien que ces processus puissent être réalisés en ligne, il est également possible de se rendre dans les bureaux de Service Canada pour le NAS.

Dès la demande effectuée, même si le NAS n’est pas encore émis, vos travailleurs étrangers temporaires sont autorisés à travailler et les feuilles de salaire seront remises une fois le NAS transmis. L’ouverture d’un compte bancaire et l’acquisition d’une carte SIM pour le téléphone mobile et l’internet sont également essentielles pour permettre à votre employé de se sentir connecté dès son arrivée.

Familiariser vos travailleurs étrangers temporaires avec les transports en commun locaux et l’aider dans ses démarches pour le permis de conduire, si nécessaire, sont aussi importantes. Maximiser l’efficacité de ces premiers jours permettra aux employés de s’intégrer plus facilement et de participer efficacement aux sessions d’accueil et de formation de votre entreprise.

Suis-je suffisamment outillé pour bien préparer le voyage de mes travailleurs étrangers temporaires?

Nous savons que plusieurs employeurs se débrouillent très bien pour organiser et accueillir leurs nouveaux talents venus de l’étranger. Cependant, ce processus demande du temps, des connaissances sur les dynamiques liées à l’immigration et inclut d’offrir de bons conseils aux voyageurs.

Notre équipe MOBILITÉ est spécialisée dans les questions liées à l’installation de vos employés non seulement au Québec mais à travers le Canada. Nous vous offrons un service personnalisé et clé en main, qui vous permet de vous concentrer par exemple sur les aspects de l’installation et intégration tout en nous confiant la logistique du voyage et de l’accueil de vos employés.

Nous sommes également en mesure de faire face aux imprévus et aux surprises de dernière minute, qui peuvent parfois survenir lors de ce voyage. Nous travaillons avec des humains, des personnes motivées et enthousiastes, qui vont vivre une aventure unique et enrichissante en rejoignant votre entreprise. PHOENIX-GMI est à vos côtés à tout moment et nous vous remercions pour votre confiance.